Simon et Alice, étudiants en 3ème année Relations Publiques, Presse et Evènementiel à l’ISCOM de Rouen ont participé à l’organisation du Challenge 24h Crea. Ils nous expliquent comment s’organise un tel challenge.
La 5ème édition des 24h Créa vient de se terminer, comment s’est déroulée l’organisation pour vous ?
Une dizaine de jours avant le challenge, nous l’équipe des REP, avons fait une réunion avec Laurent Auriaux, intervenant et responsable de l’agence Arcanes Production, partenaire de l’école pour l’audiovisuel, afin d’établir les modalités d’organisation.
Nous avons décidé de nous diviser en deux pôles : le pôle organisation, chargé d’établir les budgets, la décoration, la mise en place du thème du challenge ainsi que le pôle audiovisuel, chargé des prises vidéos pendant le challenge, et de la promotion en amont. S’en suivront plusieurs réunions avec l’administration pour validation et suivi de nos propositions d’organisation.
Quelles sont vos missions tout au long du Challenge ?
En amont, nous devions choisir un thème, en ce qui nous concerne, nous avions imaginé un challenge dans l’ambiance d’Halloween, nous avons également déterminé des contraintes à respecter pour les étudiants dans leur vidéo fun, par exemple, un plan au ralenti, un plan à l’envers, une référence à Carglass...
Nous avons également pensé à l’organisation des lieux, des créneaux et des outils de tournages pour les élèves, en les adaptant aux mesures sanitaires récentes.
En plus de cela, nous avons créé un logo pour le challenge en rapport avec notre thème établit plus tôt, ainsi que des visuels pour le programme à destination des étudiants, contenant toutes les informations nécessaires au bon déroulement du challenge pour eux. Nous avons également établi la promotion du challenge, cela passe par le montage de 3 teasers diffusés tous les 3 jours, avant le challenge.
Pendant le challenge, nous avons été en charge du “bien-être” des étudiants, répondre le mieux possible à leur besoin pour que leur challenge se déroule au mieux, nous étions consultés dès qu’un problème technique, organisationnel ou même d’entente se présentait. Nous étions également en charge de la gestion des différentes activités que nous avions imaginés en amont (un confessionnal, des jeux de déguisement, des concours sur les réseaux sociaux ou encore les punitions pour le non-respect du port du masque).
De plus, une équipe audiovisuelle était chargée de filmer le maximum de rushs pendant le challenge, à savoir, des images des équipes en production, des intervenants, des tournages, des moments de détente et toutes sortes d’autres choses représentatives de l’ambiance des 24h Créa, en vue de réaliser un making-of de l’événement, monté par un de nous pendant le challenge pour être montré lors de la présentation des productions finales.
A la fin du challenge, lors de la présentation finale des vidéos produites par les étudiants, et pendant la délibération du jury, nous avons diffusé les différentes vidéos que nous avons montées, à savoir le making-of, le best of du confessionnal, et un best-of de notre activité Fast and Curious, et nous avons remis nos récompenses pour les concours que nous avions lancés au cours du challenge (la meilleure story Instagram, le meilleur déguisement, et le meilleur tweet). A la fin de tout cela, nous avons distribué des goodies aux étudiants et nous avons intégralement rangé et nettoyé le campus.
Cette année , les étudiants devaient réaliser une Ode à l'humanité de 45 secondes, une affiche ainsi qu'un Manifesto mais ce n'est pas tout, quel RENDU leur avez-vous demandé ?
Les équipes devaient également réaliser une vidéo “fun” de 45 secondes à 1mn 30, reprenant le thème de l’année, Halloween, sous la forme de parodies de films d’horreur (par exemple Shining, La Nonne, Alien, Chucky...) , tout en gardant la dimension du sujet de la vidéo institutionnelle, et en ayant une contrainte technique à respecter (plan à l’envers, plan au ralenti....)
Que retirez-vous de cette expérience ?
Malgré quelques complications pendant l’organisation, nous ressortons extrêmement fiers et satisfaits de cette expérience, qui a permis de nous souder plus que jamais, et de forger des liens forts entre nous et de mieux nous connaitre. Ce projet représente une vraie fierté pour la team des REP, et ce fut plus que gratifiant de voir toutes les équipes très reconnaissantes envers notre travail, et notre investissement, ces dernières ayant eu l’air satisfaites de notre organisation, et de nos choix de thèmes, ce qui s’est retranscrit dans les vidéos funs produites, que nous avons énormément appréciées.